Privacyverklaring

Versie 4 november 2026

In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens Vlotter verwerkt, waarom, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. We vragen niet meer dan nodig is.

1. Wie wij zijn

Vlotter B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens. We zijn een detacherings- en wervingsbureau voor gemeenten en omgevingsdiensten.

Vlotter B.V., Achterom 100B, 1621 KW Hoorn. KvK-nummer 92429300. E-mail info@vlotter.nl, telefoon 085 800 1959. Voor alle vragen over privacy kun je hier terecht.

2. Wat we verwerken, waarom en hoe lang

Solliciteren (formulier op een vacature of functiepagina, of via telefoon, WhatsApp of mail)

Gegevens: Naam, e-mailadres en telefoonnummer. Als je dat wilt ook je cv, LinkedIn-profiel, een toelichting en je voorkeur voor vakgebied en manier van werken. Daarnaast de pagina waarop je solliciteerde en de notities die onze adviseurs maken over jullie contact.
Waarom: Om je sollicitatie te behandelen, met je te bellen en je te bemiddelen naar werk bij onze opdrachtgevers.
Grondslag: Stappen op jouw verzoek, voordat we een arbeids- of opdrachtovereenkomst sluiten (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Naam, e-mail en telefoon zijn nodig om te kunnen solliciteren; de rest is vrijwillig.
Hoe lang: Tot 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Daarna verwijdert ons systeem je gegevens en cv automatisch. Kom je bij ons in dienst of ga je als zzp'er via ons aan de slag, dan gaan de gegevens die daarvoor nodig zijn naar je dossier, met de bewaartermijnen die daarbij horen.
Delen: Je cv en gegevens gaan alleen naar een opdrachtgever als jij daar eerst mee instemt, per opdrachtgever. Dat akkoord leggen we vast.

Talentpool (alleen als je daarvoor kiest)

Gegevens: Dezelfde gegevens als bij je sollicitatie.
Waarom: Om je ook te kunnen benaderen voor andere opdrachten dan die waarop je solliciteerde.
Grondslag: Je toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG), met een apart vakje dat niet vooraf is aangevinkt. Niet kiezen heeft geen gevolgen voor je sollicitatie.
Hoe lang: Tot 1 jaar na afloop van de sollicitatieprocedure. Je kunt je toestemming altijd intrekken; dan geldt weer de termijn van 4 weken.

Kennismaken (een vrijblijvend gesprek aanvragen)

Gegevens: Naam, e-mailadres en telefoonnummer, waar je het over wilt hebben, als je dat wilt een toelichting en je cv, en de pagina waarop je de kennismaking aanvroeg. Vraag je de kennismaking aan na een aanmelding voor de cao-updates of de vacature-alert, dan gebruiken we het e-mailadres van die aanmelding. Na het gesprek noteert de adviseur wat voor gesprek het was (bijvoorbeeld een vraag over werk of over de cao), om te zien of onze website de goede mensen bereikt.
Waarom: Om je te bellen voor een vrijblijvend gesprek over je mogelijkheden binnen de overheid.
Grondslag: Stappen op jouw verzoek, voordat we eventueel een arbeids- of opdrachtovereenkomst sluiten (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
Hoe lang: Tot 4 weken na het gesprek, tenzij je daarna met ons verder wilt; dan gelden de termijnen van een sollicitatie.

Cao-updates

Gegevens: Je e-mailadres, de cao of schaal waarover je mails wilt, de pagina waarop je je aanmeldde, wanneer je je aanmeldde, en, als je die beantwoordt, je antwoord op de vraag of je openstaat voor een nieuwe stap binnen de overheid.
Waarom: Om je te mailen als de salarissen of de regels van die cao veranderen, bijvoorbeeld bij een loonsverhoging of een nieuwe cao. Dat is een paar keer per jaar. In die mails vertellen we ook kort wie we zijn en hoe je met ons kennis kunt maken. Vacatures sturen we je alleen als je daarvoor het aparte vakje aanvinkte.
Grondslag: Je toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG en artikel 11.7 Telecommunicatiewet), die je geeft door je op de website aan te melden. Je krijgt meteen een welkomstmail; heb je je niet zelf aangemeld, dan meld je je daarin met één klik af.
Hoe lang: Tot je je afmeldt. Afmelden kan in elke mail met één klik; je e-mailadres verwijderen we dan meteen. Als bewijs dat je toestemming gaf, bewaren we daarna alleen een onleesbaar gemaakte (gehashte) vorm van je adres met de datums, tot 5 jaar na de laatste mail. We houden niet bij of je onze mails opent.

Vacature-alert

Gegevens: Je e-mailadres, je voorkeuren (vakgebied, soort werk), de pagina waarop je je aanmeldde, wanneer je je aanmeldde, en, als je die beantwoordt, je antwoord op de vraag of je openstaat voor een nieuwe stap binnen de overheid.
Waarom: Om je hooguit één keer per week nieuwe vacatures te mailen die bij je voorkeuren passen.
Grondslag: Je toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG en artikel 11.7 Telecommunicatiewet), die je geeft door je op de website aan te melden. Je krijgt meteen een welkomstmail; heb je je niet zelf aangemeld, dan meld je je daarin met één klik af.
Hoe lang: Tot je je afmeldt. Afmelden kan in elke mail met één klik; je e-mailadres verwijderen we dan meteen. Als bewijs dat je toestemming gaf, bewaren we na het afmelden alleen een onleesbaar gemaakte (gehashte) vorm van je adres met de datums van aanmelden en de laatste mail, tot 5 jaar na die laatste mail.

Contactformulier

Gegevens: Naam, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer, en je bericht.
Waarom: Om je vraag te beantwoorden.
Grondslag: Ons gerechtvaardigd belang om vragen te kunnen beantwoorden (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Hoe lang: Je bericht komt als e-mail binnen bij info@vlotter.nl. We bewaren het zolang dat nodig is om je vraag af te handelen en de afspraken die daaruit volgen vast te leggen.

Ons kandidatenbestand

Gegevens: Van kandidaten met wie we contact hebben of hadden: naam, cv, functie en ervaring, en wat we samen bespraken.
Waarom: Om kandidaten te kunnen voorstellen voor opdrachten. Daarbij vergelijken we profielen met opdrachten, deels met hulp van AI (OpenAI). Een adviseur beoordeelt altijd zelf of een opdracht past en belt je daarover; er worden geen besluiten automatisch genomen.
Grondslag: Je toestemming, of de afspraken die we met je maakten over bemiddeling.
Hoe lang: Zolang je toestemming of onze samenwerking loopt, en uiterlijk 1 jaar na ons laatste contact, tenzij je toestemming geeft om je gegevens langer te bewaren.

Bezoek aan de website

Gegevens: Onze server houdt een technisch logboek bij: je IP-adres, de pagina die je opvraagt, het tijdstip en je browser. Als je cookies voor statistieken accepteert, meet Google Analytics hoe de site gebruikt wordt.
Waarom: Om de site veilig te houden en storingen en misbruik op te sporen; met jouw toestemming ook om de site te verbeteren.
Grondslag: Voor het logboek ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website (artikel 6 lid 1 sub f AVG); voor Google Analytics je toestemming via de cookiemelding, die je altijd kunt wijzigen.
Hoe lang: Het logboek wordt na enkele dagen overschreven. Voor Google Analytics gelden de bewaartermijnen die in Google Analytics zijn ingesteld.

3. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met:

Opdrachtgevers (gemeenten, omgevingsdiensten en andere overheidsorganisaties) en de partijen via wie zij personeel inhuren: alleen na jouw akkoord, en alleen wat nodig is voor de opdracht.
Dienstverleners die gegevens voor ons verwerken, met wie we daar afspraken over hebben gemaakt:
- netcup GmbH (Duitsland): de server waarop onze website en ons portaal draaien, in Neurenberg. Je sollicitatie, cv en vacature-alert staan daar.
- Microsoft (Microsoft 365): onze e-mail. De gegevens staan in de Europese Unie (EU Data Boundary); voor de beperkte gegevens die toch naar de Verenigde Staten gaan, valt Microsoft onder het EU-VS Data Privacy Framework.
- OpenAI: alleen voor ons kandidatenbestand (het vergelijken van profielen met opdrachten en het opmaken van cv's), niet voor sollicitaties via het formulier. Waar gegevens naar de Verenigde Staten gaan, gebeurt dat op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
- Google (Google Analytics): alleen als je cookies voor statistieken accepteert. Google valt onder het EU-VS Data Privacy Framework.
WhatsApp (Meta): als je ons zelf via WhatsApp benadert, loopt dat gesprek via WhatsApp.
Instanties als de wet ons daartoe verplicht.

Wil je een kopie van de waarborgen voor doorgifte buiten de Europese Unie? Mail ons.

4. Beveiliging

De website en het portaal gebruiken een versleutelde verbinding. Alleen onze adviseurs kunnen met een eigen login bij sollicitaties en cv's, en cv's gaan niet als bijlage door onze mailboxen. We maken dagelijks een back-up die 30 dagen bewaard blijft. Moeten we ooit een back-up terugzetten, dan verwijdert ons systeem opnieuw wat al was verwijderd.

5. Geautomatiseerde besluiten

We nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen. AI helpt ons bij ons kandidatenbestand om opdrachten en profielen naast elkaar te leggen; de beslissing ligt altijd bij een adviseur.

6. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

je gegevens in te zien en een kopie te krijgen;
onjuiste gegevens te laten verbeteren;
je gegevens te laten verwijderen, of je sollicitatie in te trekken;
de verwerking te laten beperken, of er bezwaar tegen te maken;
je gegevens over te laten dragen;
je toestemming in te trekken (talentpool, cao-updates, vacature-alert, cookies), zonder dat dat iets verandert aan wat we daarvoor deden.

Mail of bel ons daarvoor op info@vlotter.nl of 085 800 1959. We reageren binnen een maand. Afmelden voor de vacature-alert kan ook direct in elke mail, of via de pagina van de vacature-alert.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Wijzigingen

Als we deze verklaring aanpassen, zetten we de nieuwe versie hier. Bij een sollicitatie, een kennismaking en een aanmelding voor de cao-updates of de vacature-alert leggen we vast welke versie je te zien kreeg.

← Terug naar home